Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Formål

Arkivplanen skal vere retningsgivende for dokumenthandteringen i Surnadal kommune. Det overordna målet er å få ein kontrollert handtering av posten slik at ein til ei kvar tid har oversikt over kommunen sin fullstendige dokumentproduksjon.

Arkivorganisering og journalenheter

Surnadal kommune har frå 1. august 2008 sentralt postmottak for alle einingane. All post til kommunen blir levert arkivet kor den blir opna, skanna og journalført i kommunen sitt sak-/arkivsystem Public 360.

Ved arkivet er det tilsett arkivansvarleg i 100% stilling og i tillegg tek politisk sekretariet del i det daglege arkivarbeidet.

Kommunen har ei journaleining i Public 360. Her skal arkivverdige dokumenter bli journalført (Unntak - dokumenter som blir registrert i eigne fagsystem).

Arkivet består av fleire arkivdelar. Ein arkivdel angir logisk eller fysisk arkivering av dokumenter. Kvar arkivdel har eitt og same ordningsprinsipp.

Public 360 - 2019

Arkiv

Arkivdel

Ordn.prinsipp

Elektronisk

Periode

Status

Merknadar

Saksarkiv

Sak1 

K-kode

X

01.01.08 - 31.12.11

Avsluttet

Avtalar i safe

Saksarkiv

Sak2 

K-kode

01.01.12 - 31.12.15

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Sak3  

K-kode

X

01.01.16 - 02.06.19

Avsluttet

Avtaler i safe

Eiendomsarkiv

Eigedom

GID (gnr/bnr)

X

01.01.08 - 26.10.11

Avsluttet

 

Eiendomsarkiv

Eiendom  

GID (gnr/bnr)

X

26.10.11 - 02.06.19

Avsluttet

 

Personalarkiv

Pers

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

Arb.avtalar i perm

ePhorte 2008 - 2019

Arkiv

Arkivdel

Ordn.prinsipp

Elektronisk

Periode

Status

Merknadar

Saksarkiv

Sak1 

K-kode

X

01.01.08 - 31.12.11

Avsluttet

Avtalar i safe

Saksarkiv

Sak2 

K-kode

01.01.12 - 31.12.15

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Sak3  

K-kode

X

01.01.16 - 02.06.19

Avsluttet

Avtaler i safe

Eiendomsarkiv

Eigedom

GID (gnr/bnr)

X

01.01.08 - 26.10.11

Avsluttet

 

Eiendomsarkiv

Eiendom  

GID (gnr/bnr)

X

26.10.11 - 02.06.19

Avsluttet

 

Personalarkiv

Pers

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

Arb.avtalar i perm

Utvalsdokument

Utv

K-kode

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

Protokollar på papir

Innfordring

Innfor

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Planarkiv

Plan

Planid.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

Planer på papir i tillegg

Elevarkiv

Elev

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Barnehagearkiv

Barn

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Scooterløyve

Scoo

Namn løyvehavar

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Skatt – person

Skattp

Personnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Skatt – bedrift

Skattb

Organisasjonsnr.

X

01.01.08 - 02.06.19

Avsluttet

 

Interkommunalt samarbeid ruskontroll

Ruskontrol

 

 

K-kode

 

X

11.02.09 - 02.06.19

Avsluttet

 

Interkommunal barnevernteneste

Interbarn

K-kode 

X

01.09.10 - 02.06.19

Avsluttet

 

Surnadal alpineiendom AS

SAE

K-kode

01.01.11 - 02.06.19

Avsluttet

 

Surnadal alpinsenter AS

SAS

K-kode

 

01.01.11 - 02.06.19

Avsluttet

 

Nordre og Søre Nordmøre vassområde

Vassområde

K-kode

X

01.01.11 - 02.06.19

Avsluttet

 

Interkommunalt Miljøretta helsevern

MHV - SAK1

K-kode

X

01.10.15 - 02.06.19

Avsluttet

 

Interkommunalt Miljøretta helsevern

MHV

Navn

X

01.10.15 - 02.06.19

Avsluttet

 

Overformynderi

OVERF

Personnr.

X

01.01.10 - 02.06.19

Avsluttet

 

PPT saksarkiv 

PPTSAK1

K-kode

X

01.08.15 - 02.06.19

Avsluttet

 

PPT elevarkiv

PPTELEV

Personnr. 

X

01.08.15 - 02.06.19

Avsluttet

 

PPT personalarkiv

PPTPERS

Personnr. 

X

01.08.15 - 02.06.19

Avsluttet

 

Kontor 2000 

1999 - 2004

Surnadal kommune tok i bruk elektronisk postjournal frå 1. mars 1999, men har fortsatt papirarkiv. Kommunen hadde seks journaleiningar i Kontor 2000 i denne perioden 01.03.99 - 31.08.2004. Arkivet besto av disse journaleiningane: Helse- og sosialetaten, Landbrukskontoret, Næringsavdelinga, Oppvekstetaten, Sentraladministrasjon og Teknisk etat og inneheld disse arkivdelane.

Arkiv

Arkivdel

Ordn.prinsipp

Elektronisk

Periode

Status

Merknadar

Saksarkiv

Helse- og sosialetaten

k-kode

Nei

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtalar i safe

Saksarkiv

Landbrukskontoret

K-kode

Nei 

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Næringsavdelinga  

K-kode

Nei

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Oppvekstetaten

k-kode

Nei

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Sentraladministrasjonen

k-kode

Nei

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtaler i safe

Saksarkiv

Teknisk etat

k-kode

Nei

01.03.99 - 31.08.04

Avsluttet

Avtaler i safe

             

Kontor 2000

2004 - 2008

Surnadal kommune har frå .......... sentralt postmottak for alle einingane med ei journaleining, Sentralarkivet

Arkivet besto av følgjende arkivdelar i denne perioden:

Arkiv

Arkivdel

Ordn.prinsipp

Elektronisk

Periode

Status

Merknadar

Saksarkiv

SAK04

k-kode

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

Avtalar i safe

Eiendomsarkiv

EIGEDOM

Gnr/bnr

Nei 

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Elevmapper

ELEVARKIV

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Brukerarkiv habilitering

HAB

 

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Bustønad frå Husbanken

HUSBANKEN 

 

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Inkassoarkiv

INKASSO

 

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Næringsfond

NÆRINGSF

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Personalarkiv

PERSONAL

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Planarkiv

PLANARKIV

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Scooterløyver

SCOOTER

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Skogsvegarkiv

SKOGSVEGAR

Navn

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 

Viltsaker

VILTSAKER

 

Nei

01.09.04 - 31.12.07

Avsluttet

 
             
Laster...