Formål

Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Surnadal kommune. Det overordna målet er å få en kontrollert håndtering av posten slik at man til en hver tid har oversikt over kommunens fullstendige dokumentproduksjon.

Arkivorganisering - generelle opplysninger 

Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen, ,jf. Arkivforskriften § 1-1 og Kommuneloven § 23.

Surnadal kommune har frå 1. august 2004 sentralarkiv / sentralt postmottak for alle enhetene. Arkivleder har det daglige ansvaret for arkivtjenesten.

Sentralarkiv innebærer at alle tjenestene i kommunen, inkludert ytre enheter, er knyttet til en felles arkivtjeneste. For våre fullelektroniske arkiv betyr det at alle er knyttet til en felles journalenhet hvor alle arkivverdige dokumenter blir journalført. Unntak er dokumenter som blir registrert i egne fagsystem.

Sentralarkivet (Dokumentsenteret) er organisatorisk lagt til Sentraladministrasjonen under avdelingen Personal og stab. Dokumentsenteret er fast bemannet med arkivleder i 100% stilling og to konsulentstillingen på til sammen 100%. Noen av de ytre enhetene (helse- og omsorg, skoler/barnehager, PPT, barnevern og NAV) har ansatte som jobber med arkiv i egne fagsystem, registrering i Public 360 og annet arkivarbeid.

Surnadal kommune er medlem i IKT ORKidé, et IKT-samarbeid som består av ni kommuner på Nordmøre. Målet er samarbeid om felles utfordringer for å oppnå felles løsninger som blir rimeligere, implementeres raskere og har bedre kvalitet. Foruten rent faglige samarbeidsområder, innbefattes også innkjøp og drift i samarbeidet, herunder felles sak-/arkivløsning Public 360 og andre fagsystem.

Surnadal kommune er medlem av Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal.